Het organiseren van een bijeenkomst kost veel tijd en geld. Je nodigt een flinke groep mensen uit die hun agenda vrijmaken voor jouw bijeenkomst. Je bereidt een goed programma voor, regelt sprekers, misschien ook workshops. Je zorgt voor eten, drinken, een locatie, een fotograaf, misschien zelfs een bedankje voor de aanwezigen. Na al die inspanningen wil je natuurlijk dat de deelnemers geïnspireerd de bijeenkomst verlaten. Waar moet je aan denken bij het organiseren van een inspirerende bijeenkomst? Met welke creatieve en innovatieve middelen kan je je bijeenkomst tot een onvergetelijke ervaring maken? In deze blog geef ik tips en deel ik creatieve en innovatieve ideeën om jouw bijeenkomst tot een succes te maken.

 

Extra tip: Onderaan deze blog vind je nog een extra tip om de opbrengst van je bijeenkomst te verdubbelen!

 

Tip 1; Weinig luisteren, veel interactie

Tenzij je zeer begaafde (vaak dure) sprekers hebt, kan niemand langer dan 10 minuten de aandacht bij een gesproken voordracht houden. De tijd van lange voordrachten is écht voorbij, mensen willen actief betrokken worden en meedoen. Een programma met veel interactie zorgt ervoor dat je publiek van begin tot eind geboeid is. Het liefste start de interactie al vanaf het begin van het programma, dan raakt het publiek meteen gewend aan actief meedoen waardoor ze betrokkener én energieker blijven.

Leipe Leo zorgde met humor voor een informele sfeer rondom het thema ‘criminaliteit’ (meer bij tip 4).

Een voorbeeld uit de praktijk van Bliqsem
Gemeente Veldhoven organiseerde met hulp van Bliqsem een bijeenkomst voor medewerkers om ze te informeren over een uitbreiding van de Wet Bibob. De inhoud van deze wet was voor veel aanwezigen best ingewikkeld en nieuw, maar het belangrijkste doel was om mensen bewust te maken van de nieuwe, grotere impact van deze wet. Het ging er dus niet om dat alle nieuwe informatie over de wet tijdens de bijeenkomst bij iedereen bekend zou worden. Om toch een stuk basiskennis over te brengen kozen we voor een quiz met 15 vragen, die we met alle deelnemers samen via hun smartphones deden.

Voorbeeld van een quizvraag bij de bijeenkomst over de Wet Bibob

Uiteraard hadden we leuke prijzen bedacht om de winnaars te belonen, ook in het thema van de bijeenkomst (criminaliteit). Het goede aan de quiz in plaats van een inhoudelijk betoog is dat je de aanwezigen triggert op hun voorkennis. Op die manier kan je laagdrempelig een stukje kennis toevoegen, na het bekijken van de antwoorden. De quiz werd een leuk, ontspannen onderdeel van de bijeenkomst waarbij toch belangrijke inhoud aan bod kwam.

De prijzen van de Bibob-quiz; muntgeld, (chocolade)goudstaven, in het thema ‘criminaliteit’.

Hoe maak je een bijeenkomst interactief?
Om een bijeenkomst interactief te maken vind je hieronder een aantal concrete adviezen:

  • Zorg dat álle onderdelen ruimte voor interactie hebben, al is het maar heel kort.
  • Kies voor afwisseling in werkvormen; naast ‘zenden’ (kort!) zijn interactieve werkvormen heel verfrissend.
  • Overweeg om een dagvoorzitter of moderator die ‘onafhankelijk’ is te gebruiken om de interactie met de deelnemers te waarborgen. Die kan ook nog helpen het programma heel soepel te laten lopen en kan ‘ingrijpen’ als iets qua tijd of interactie uit de hand dreigt te lopen.
  • Kies voor een opstelling waarbij de sprekers gemakkelijk contact kunnen maken met de deelnemers. Sprekers kunnen inspelen op reacties, ook non-verbale, in het publiek als ze goed (oog)contact kunnen maken.

De dagvoorzitter haalt reacties uit de zaal op en leidt dat in goede banen.

Interactieve werkvormen
Wat zijn goede interactieve werkvormen of ideeën om een bijeenkomst interactief te maken?

  • Laat de dagvoorzitter regelmatig plenair vragen stellen om het publiek te betrekken.
  • Debat of lagerhuis; laat de deelnemers over stellingen in gesprek gaan. Wel belangrijk om goed te modereren.
  • Quiz (digitaal met bijv. Mentimeter of gewoon petje-op/petje-af)
  • Input via digitale enquêtetool / stemtools; Grote groepen kan je eenvoudig toch allemaal ‘een stem’ geven met slimme tools zoals Mentimeter. Werkt via de smartphone die vrijwel iedereen heeft.
  • Wissel af in plenaire programma-onderdelen en activiteiten in groepjes
  • Vraag het publiek tussendoor om in duo’s iets te bespreken.
  • Laat de sprekers interactie aangaan met het publiek. Bij een grote zaal zou je een microfoon de zaal in kunnen gooien, zoals de Catchbox. Die kan je bij de meeste AV-bedrijven huren, een leuk ding.
  • Op internet en in boeken zijn honderden werkvormen te vinden. De kern moet zijn dat er interactie is, probeer niet te veel wilde werkvormen toe te passen, kies voor eenvoud. Ik heb zelf de nodige werkvormen ‘op de plank’ liggen, benader me gerust voor inspiratie.

De catchbox is een ‘vliegende microfoon’ die interactie in de zaal stimuleert.

Tip 2; Ontwerp een zo strak mogelijk programma

Hoe korter de bijeenkomst hoe beter. Vraag je bij ieder onderdeel af of het een écht essentieel deel van het programma is, of dat het ook zonder zou kunnen. Een ideaal programma bevat voldoende ruimte om iets over te brengen én iets los te maken bij de deelnemers, maar is niet langer dan beslist noodzakelijk. Mensen hebben steeds minder tijd voor bijeenkomsten en het is een trend om steeds kortere bijeenkomsten te organiseren. De behoefte aan interactieve werkvormen waar je in korte tijd veel mee bereikt is dan ook groot.

Kies één helder, haalbaar doel voor de bijeenkomst
Een bijeenkomst kan veel resultaat opleveren, maar een realistische kijk op het aantal doelen dat je kunt bereiken is belangrijk. Liever één belangrijk doel goed bereiken dan veel dingen maar half. Als het doel helder is, kan je van daaruit een inspirerend programma ontwerpen. Je kunt wél de vervolgstap ná de bijeenkomst in je achterhoofd houden bij het voorbereiden van de bijeenkomst, zodat je de deelnemers daar al op voor kunt bereiden.

Voorbereiding is 90% van het succes
Het programma moet tot in de puntjes zijn voorbereid om in heel korte tijd toch een goed resultaat te kunnen bereiken. Ben niet bang dat hiermee de spontaniteit of interactie verloren gaat, een goede dagvoorzitter of moderator zorgt dat deze elementen ondanks tijdsdruk toch goed lopen. Een dagvoorzitter kan ook inspelen op negativiteit of frictie die ontstaat en die bijvoorbeeld even parkeren tot de pauze. Een draaiboek is ook een essentieel onderdeel van een goede voorbereiding.

Stappen om een zo strak mogelijk programma te ontwerpen

  1. Schrijf je concrete doel op en bepaal welke paar dingen je wil dat blijft hangen bij de deelnemers. En bedenk welk gevoel je wil dat blijft hangen bij de aanwezigen.
  2. Bepaal grofweg hoeveel tijd je bijeenkomst zou mogen duren om je doel te bereiken. Kies een slim tijdstip waarop veel mensen aanwezig kunnen zijn.
  3. Brainstorm eerst grofweg over je programma en de onderdelen daarvan. Plak bijvoorbeeld post-its met ideeën op een groot flipovervel en ga dan een eerste versie van een programma samenstellen. Probeer het vooral niet meteen op te schrijven in een gedetailleerd programma of draaiboek.
  4. Bekijk welke werkvormen je doel allemaal kunnen helpen bereiken en weeg af wat in het programma van toegevoegde waarde gaat zijn.
  5. Vergeet niet om ontvangst-, pauze- en afsluitingstijd in te bouwen.
  6. Maak een eerste versie van het programma en laat dat een paar dagen liggen. Deel het met je organisatieteam en laat iedereen rustig het programma doornemen. Wat helpt is om je voor te stellen wat de deelnemers precies doormaken en wanneer iets voldoende, te weinig of teveel tijd is.
  7. Bespreek dan samen het programma en maak een tweede versie. Werk het nu in meer detail uit en schrijf een eerste programma op.
  8. Werk het programma verder uit in een draaiboek.

Het belangrijkste is dat je het ontwerpen van de bijeenkomst als een creatieve en strategische activiteit ziet in een paar stappen. Een goed ontwerp dat goed is doorgedacht helpt om een effectieve bijeenkomst te organiseren.

Voorbeeld programma bekijken?
Zou je wel eens een voorbeeld van een programma willen zien van een inspirerende bijeenkomst? Door de jaren heen heb ik de nodige bijeenkomsten (mede) mogen organiseren, waardoor ik heel wat programma’s heb verzameld. Ter inspiratie kan je bij mij die programma’s inzien, neem gerust contact met me op.

Tip 3; Regel iemand die de tijd én energie managet

Als je dan een flink gecomprimeerd programma hebt waar je goed over hebt nagedacht, wie let dan goed op de tijd? Wie houdt het tempo erin en zorgt dat het energiepeil van de aanwezigen goed blijft? Een onafhankelijke moderator of dagvoorzitter is dan erg handig. Iemand die weet wat het doel van de bijeenkomst is en die alles netjes aan elkaar verbindt. Iemand die ook heeft meegedacht over het programma en die precies de bedoeling van het programma kent. Iemand die kan inspelen op onverwachte zaken en de interactie met zaal en sprekers in goede banen kan leiden.

Ralf Fleuren als dagvoorzitter van de bijeenkomst voor Coöperatie Slimmer Leven 2020.

Voorbeeld Coöperatie Slimmer Leven 2020
Onlangs werd ik ingehuurd door de coöperatie Slimmer Leven 2020 om een korte bijeenkomst met een flinke groep wethouders in goede banen te leiden. De bijeenkomst duurde 1,5 uur en er moesten acht sprekers aan het woord komen. Er kwamen wethouders van de 21 gemeenten in regio Eindhoven die bijgepraat moesten worden over innovaties in de zorg. Het belangrijkste doel was dat de aanwezigen hun interesse kenbaar zouden maken voor de gepresenteerde projecten op het gebied van zorginnovatie.

Tijdens de bijeenkomst met wethouders uit de 21 gemeenten regio Eindhoven werd gebruik gemaakt van interactieve tool Mentimeter.

Commitment organiseren
Het organisatieteam had al een goede basis voor een programma gelegd, en aan mij werd gevraagd daar nog eens creatief over mee te denken. Na overleg besloten we een Mentimeter-vragenlijst (met smartphones) aan toe te voegen, zodat we in korte tijd (belangrijk bij deze bijeenkomst) toch veel input plenair konden ophalen. Een andere toevoeging was een ‘inschrijflijst’ die we op een grote flipover bij de uitgang van de zaal hingen. Omdat concrete commitment of interesse van de aanwezigen het belangrijkste eindresultaat moest zijn, zochten we een vorm om dat ook te uiten. Het leuke aan de flipover bij de uitgang was dat we er tijdens het programma al op konden wijzen en het de ‘ja’s’ van alle aanwezigen heel zichtbaar maakte.

Op een flipovervel bij de uitgang van de zaal konden de deelnemers hun interesse per gepresenteerd project aankruisen.

Voorbereiding met alle sprekers
Als dagvoorzitter koos ik ervoor om alle sprekers van tevoren telefonisch te spreken over de inhoud én de tijdsgrenzen. Alle sprekers waren extra alert op de beperkte tijd en daar kon ik ook handig aan refereren tijdens de bijeenkomst. Ik bleef vooraan in de zaal dichtbij de sprekers staan en als een tijdsgrens genaderd werd begon ik al oogcontact met de spreker te maken. Die wist dan dat afgerond moest worden en dat werkte goed. Uiteindelijk sloten we de sprekersbijdragen af met nog 10 minuten tijd over voor informeel contact tussen de aanwezigen. Een race tegen de klok maar uiteindelijk een mooi resultaat behaald.

Tip 4; Kies een inspirerende locatie

Natuurlijk moet je hele groep in de zaal passen en heb je voldoende ruimtes voor workshops nodig. De locatie moet goed bereikbaar zijn, voldoende parkeerruimte, goede catering etc.. Naast de praktische zaken is het belangrijk dat een locatie bijdraagt aan het inhoudelijke doel en thema van de bijeenkomst. Als mensen in een inspirerende, relevante omgeving komen verandert hun houding. De fysieke omgeving kan qua aankleding, sfeer, ruimtegebruik enorm bijdragen aan het inhoudelijke doel van de bijeenkomst. Een inspirerende ruimte kan mensen prikkelen om meer open te staan voor je boodschap. Mensen vinden het ook gewoon leuk om geïnspireerd te worden door bijzondere plekken. Zo maak je van een gewone werkdag ineens een uitje, waardoor het makkelijker is om mensen in beweging te krijgen. Uiteindelijk draait het daar toch om, dat je deelnemers gaan bijdragen aan jouw doel of een bepaalde boodschap onthouden.

Hoe kies je een inspirerende locatie?

  1. Kies het thema voor je bijeenkomst en bedenk welke soorten omgevingen en sferen daarbij passen. Maak bijvoorbeeld eens een mindmap met trefwoorden over de bijeenkomst.
  2. Ga vanuit de trefwoorden en overige associaties breeduit denken over de soorten locaties die daarbij zouden kunnen passen.
  3. Bepaal hoe ver de deelnemers zouden kunnen reizen om naar je bijeenkomst te komen.
  4. Bedenk aan welke praktische vereisten de locatie moet voldoen: aantal zalen, aantal mogelijke aanwezigen, zaalopstellingen, overige ruimtes, catering, bereikbaarheid etc.
  5. Zoek op internet locaties die zich duidelijk profileren met je thema’s én die voldoen aan je praktische vereisten.

Heb je hulp nodig om een inspirerende locatie te vinden? Neem gerust contact met me op, ik ken inmiddels veel locaties en help je graag.

Wat moet je doen als je geen inspirerende locatie kunt huren?
Als een bijzondere locatie geen optie is vanwege budget, reistijd of een andere (praktische) reden, wat kan je dan toch doen om je bijeenkomst qua locatie inspirerend te maken?

Zorg er dan in ieder geval voor dat je de ruimte waarin de bijeenkomst plaatsvindt aankleedt in het thema. Dat kan al met eenvoudige middelen waarmee je de deelnemers toch in de sfeer van de bijeenkomst kunt brengen. Het geeft de aanwezigen ook het gevoel dat er aandacht aan de bijeenkomst is besteedt waardoor ze zich ook speciaal voelen dat ze daarbij mogen zijn.

Ook de entree van een ruimte is een kans om de deelnemers in de beleving van je bijeenkomst mee te nemen. Bekijk het voorbeeld hieronder eens, wat gemeente Veldhoven heeft toegepast. Tijdens het ophalen van input voor de nieuwe nota Maatschappelijke Participatie in Veldhoven had het organisatieteam echt veel aandacht besteedt om de ruimte waarin de bijeenkomsten waren goed aan te kleden. Dat gaf de deelnemers meteen een speciaal gevoel en verraste iedereen.

De entree bij een bijeenkomst over maatschappelijke participatie in Veldhoven.

Ook de bijeenkomst voor de Wet Bibob van gemeente Veldhoven is qua aankleding in het thema goed verzorgd. We hadden nog even het idee om de bijeenkomst in een oude gevangenis te organiseren of op het politiebureau. Dat was qua thema ‘criminaliteit’ natuurlijk helemaal bijzonder geweest, maar vanwege praktische redenen was dat helaas niet mogelijk. Uiteindelijk is de raadzaal van de gemeente gebruikt en die is aangekleed met grote (A0-geprinte) bankbiljetten, de prijzen van quiz waren in het thema en we hadden een acteur uitgenodigd om de bijeenkomst te voorzien van ‘tafelanimatie’.

James de Butler ontving de genodigden in stijl.

Acteur Leo Thijssen verzorgde tijdens de inloop van de bijeenkomst een humoristisch entree in de rol van James de Butler. Hij verwelkomde iedereen op een leuke, passende manier. De aanwezigen hadden meteen een glimlach op hun gezicht.

Leipe Leo maakte nog even een selfie voor het gemeentehuis in Veldhoven

Tijdens de bijeenkomst trok James zich terug om zich om te kleden als Leipe Leo, een haagse ‘zakenman’. Deze zakenman voegde zich vlak voor de pauze weer bij de bijeenkomst om een korte, humoristische interruptie te doen. Iedereen viel hem meteen op en mensen moesten erom lachen. Hij kondigde na een paar minuten meteen de pauze aan en tijdens de pauze deed hij veel grappige animaties met de aanwezigen. Hij versterkte daarmee op humoristische wijze het thema van de bijeenkomst en had ook nog een paar sketches voorbereid die inhoudelijk echt paste bij de bijeenkomst.

Tip 5; Laat de aanwezigen zelf iets bijdragen aan het programma

De bijdrage van een of meerdere van de aanwezigen aan het programma kan een verrassend positief effect hebben op de aandacht en betrokkenheid van de aanwezigen. Als je mensen uit de doelgroep ‘op het podium’ zet verleg je de aandacht van de organisatie en sprekers naar de groep aanwezigen zelf. De aanwezigen zijn meestal heel aandachtig als mensen uit hun eigen groep aan het woord komen en je kunt ook eens een heel ander geluid laten horen.

Ralf Fleuren opende de bijeenkomst met een verhaal uit eigen ervaring over ondernemerschap.

Toen ik begin dit jaar bij Rabobank Dommelstreek een bijeenkomst mocht begeleiden hebben we dit principe succesvol toegepast. De bijeenkomst had als doel om van 60 ideeën voor het verbeteren van leefbaarheid in de regio te komen tot 10 concrete projectplannen. Het was een korte bijeenkomst die begon met een introductie over sociale impact bereiken door middel van ondernemerschap en creativiteit. Na de introductie gingen de deelnemers in 6 groepen uiteen die ieder 1 of 2 projectplannen gingen uitwerken. Na het uitwerken moesten de groepen ieder 2 minuten pitchen om de resultaten te delen met de anderen én te checken wat ze ervan vonden.

De pitches werden met veel belangstelling beluisterd en ook de reacties toonden veel enthousiasme bij de toehoorders. De pitches vormden uiteindelijk het hoogtepunt van de avond en gaven veel energie om aan de slag te gaan. Omdat de projectplannen ook opgepakt moeten worden door deelnemers zelf is het extra nuttig om de pitches dus ook door de deelnemers zelf te laten doen. Dit programma-onderdeel heeft echt bijgedragen aan de kickstart van de nieuwe projecten.

Extra tip: verdubbel de opbrengst van je bijeenkomst!

Verdubbel de opbrengst van je bijeenkomst door er een filmpje van te laten maken. Een video-impressie van je bijeenkomst herinnert de aanwezigen aan de inhoud en het gevoel van de bijeenkomst waardoor de boodschap van die bijeenkomst beter blijft hangen. Behalve dat het heel leuk is om waar je zo hard voor hebt gewerkt nog eens terug te zien, vergroot het de kans dat mensen met de inhoud aan de slag gaan.

Nog een leuke bijkomstigheid; je kunt de waarde van de bijeenkomst makkelijk delen met mensen die er niet bij konden zijn én het kan een bruikbaar stukje ‘content’ zijn voor communicatie. Leuk om op social media te delen en op je site te zetten (bijvoorbeeld bij een kort tekstueel verslag van de bijeenkomst).

Een voorbeeld van een video-impressie is deze video van de kick-off Maatschappelijke Participatie bij Gemeente Veldhoven:

 

Meedenker nodig?

Heb je behoefte aan iemand die met je meedenkt bij het organiseren van een inspirerende bijeenkomst? Iemand die met een frisse blik en ruime ervaring kan helpen om een uitgekiend programma samen te stellen? Neem dan contact met me op, ik help je graag.

 

Contact opnemen met Bliqsem

0 reacties

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *