Hoe kan je vrijwilligers werven op een moderne manier? Verenigingen, stichtingen of clubs hebben steeds meer moeite om voldoende vrijwilligers te werven voor het mooie en belangrijke werk dat ze doen. Mensen hebben minder tijd, wordt vaak gezegd. En ‘jonge mensen’ hebben geen zin meer om zich lange tijd in te zetten voor een organisatie. Ik denk dat beide verklaringen niet waar zijn, er zijn voldoende mensen die iets willen doen voor een ander of de samenleving. Alleen…hoe bereik je ze en hoe zorg je dat ze jouw vrijwilligerswerk leuk vinden? Hoe overtuig je ze dat ze blij kunnen worden van het werk dat jullie hebben en dat het ze juist veel oplevert?
De oplossing is om het werven van vrijwilligers op een hedendaagse en vernieuwende manier aan te pakken. Om de nieuwste en vooral slimste marketing- en communicatiemiddelen te gebruiken om mensen in stapjes te enthousiasmeren voor het vrijwilligerswerk. In deze blog beschrijf ik deze stappen en geef ik concrete tips wat je kunt doen om dit te gaan gebruiken.
Wat is Vrijwilligersmarketing?
‘Vrijwilligersmarketing’: Mensen in aanraking laten komen met vrijwilligerstaken die passen bij hun talenten en waar ze blij van worden.
– Definitie van Ralf Fleuren
Stap 0 – Doelgroep; wie wordt er blij van jouw vrijwilligerstaken?
Stap 1 – Opvallen – Gezien worden door potentiële vrijwilligers
Stap 2 – Contact – In contact komen met potentiële vrijwilligers
Stap 3 – Overtuigen – Laat mensen zelf ervaren hoe leuk het vrijwilligerswerk is
Stap 4 – Relatie – houd je bestaande vrijwilligers betrokken
Direct aan de slag?
Met een incompany vrijwilligersmarketing workshop leren jij en je collega’s of relaties slimme marketingtechnieken te gebruiken om snel meer vrijwilligers te werven – en te behouden.
Stap 0 – Doelgroep; wie wordt er blij van jouw vrijwilligerstaken?
Het begint allemaal bij een helder beeld van de taken die er zijn en wie met welke talenten blij wordt om die taken uit te voeren. Ik geloof er heilig in dat mensen blij worden van het inzetten van hun talenten voor de ander. Ik ervaar dat zelf en hoor dat van veel mensen terug die vrijwilligerswerk doen.
Vraag je dus het volgende af voordat je gaat vrijwilligers werven;
- Welke taken hebben wij?
- Welke talenten heb je nodig om die taken te kunnen?
- Welke werkpakketten kunnen we daarvoor maken? Verdeel het werk het liefst in hapklare brokken die ook mensen met minder tijd kunnen doen.
- Hoe vertellen we op een leuke manier wat het werk inhoudt en wie we daarvoor zoeken?
- Hoe kunnen vanuit talenten vrijwilligers werven?
Als je aan stap 0 hebt voldaan, kan je beginnen met werven. Dan beginnen de vier stappen pas echt!
Stap 1 – Opvallen – Gezien worden door potentiële vrijwilligers
Kennen de mensen die je zoekt in jouw omgeving, jouw organisatie? Ben je voldoende zichtbaar en bekend in de omgeving waar je actief bent? Als mensen je niet eens kennen, ga je ze zeker niet overtuigen om zich voor je organisatie in te zetten. In die zin is marketingcommunicatie zaaien en oogsten. Mensen moeten je eerst eens gezien hebben, gezien hebben wat jullie ongeveer doen en het liefste er ook een goed gevoel bij hebben gekregen. Dat ze denken “Dat is een leuke vereniging, ze doen mooie dingen voor onze omgeving”. Dan creëer je fans en volgers en dat is een grote vijver waarin je kunt vissen als je ‘iets’ nodig hebt (vrijwilligers, leden, bezoekers, sponsoren, etc.).
Welke dingen kan je allemaal doen om goed zichtbaar te zijn? Hierbij alvast enkele mogelijkheden, die we nader bekijken in de workshop vrijwilligersmarketing:
- Social media
- In de workshop vrijwilligersmarketing bespreken we welke social media voor jouw doelgroep en organisatie het meest geschikt zijn
- Free publicity / kranten
- Online nieuws op je website
- Vrijwilligerscentrales
- Adverteren op internet op social media
- Adverteren in een krant/tijdschrift op een lokaal reclamebord
- Adverteren in Google
- Evenementen en beurzen om jezelf te presenteren
- Ambassadeurs inzetten
Tijdens de workshop vrijwilligersmarketing bespreken we de mogelijkheden om zichtbaar te zijn bij nieuwe doelgroepen uitgebreider en maken we samen een marketingplan voor jouw doelgroep en organisatie. Uiteindelijk is het werven van vrijwilligers maatwerk en gaat het erom dat je specifiek voor jouw doelgroep en organisatie de juiste aanpak weet te vinden.
Stap 2 – Contact – In contact komen met potentiële vrijwilligers
Nadat je regelmatig goed zichtbaar bent is het de kunst om deze zichtbaarheid om te zetten in contact met je doelgroep. Die personen die blij zouden kunnen worden van een vrijwilligerstaak voor je organisatie moeten ‘verleid’ worden om in contact met jou te komen. Zodat je ze kunt leren kennen en kunt aftasten of hun talenten en wensen passen bij het vrijwilligerswerk dat je hebt. Soms moet je mensen ook nog bewust maken van de voordelen van vrijwilligerswerk in het algemeen. En soms hebben mensen nog geen tijd of behoefte aan vrijwilligerswerk, maar zou het wel goed zijn om in contact te blijven voor een moment in hun leven dat het wel goed kan zijn.
Eigenlijk help jij vrijwilligers…
Eigenlijk moet je echt geloven dat mensen blij worden van vrijwilligerswerk en dat jij met dat werk hún helpt, niet alleen andersom. Als je dat gelooft en in de praktijk brengt zie je de fase van contact als het identificeren van mensen die jouw hulp kunnen gebruiken. Mensen waarmee je een waardevolle wederzijdse uitwisseling van helpen en geholpen worden kunt hebben. Ik geef toe, dat is een filosofische volzin. Maar het is wel echt waar. Mensen worden blij van vrijwilligerswerk dat bij hun talenten past en goed georganiseerd is. Van werk dat in de beschikbare tijd haalbaar is en waar een prettige werkomgeving is. Een fijne werksfeer, de juiste hulpmiddelen en een omgeving waar mensen gewaardeerd en erkend worden.
Workshop vrijwilligersmarketing en vrijwilligers marketingpakket
Tijdens de workshop vrijwilligersmarketing, en in het vrijwilligers marketingpakket geeft ik een aantal specifieke middelen aan om met je doelgroep in contact te komen, inclusief voorbeelden. Hierbij in het kort een paar tips:
- Maak in contact komen makkelijk en aantrekkelijk
- Zet ambassadeurs in voor communicatie en contact
- Spreek mensen aan op de voordelen en hun behoeften
- ‘Geef’ mensen iets waar ze blij van worden
Stap 3 – Overtuigen – Laat mensen zelf ervaren hoe leuk het vrijwilligerswerk is
Als je dan in contact bent met mensen is het zaak om diegenen die goed bij je organisatie passen te gaan overtuigen. Die personen waarvan je merkte dat er een klik was en dat ze duidelijk blij worden van het werk dat je te bieden hebt. Die personen wil je graag bewegen om ‘ja’ te zeggen tegen hun inzet als vrijwilliger voor je organisatie. Om dat te bereiken kan je verschillende dingen doen.
Een dagje meelopen / proefdag
Je kunt mensen die duidelijk interesse hebben, vragen om eens een dagje mee te lopen of proef te draaien. “Zou je het leuk vinden om volgende week zaterdag te komen meedraaien in de ochtend?”. Een laagdrempelige uitnodiging en dus niet meteen de vraag “wil je je voor de rest van je leven inzetten voor onze organisatie?”. Die laatste vraag zou ik sowieso niet stellen trouwens, maar dat terzijde.
In dit stadium ben je misschien al in gesprek over de mogelijkheden van vrijwilligerswerk en heb je ook die persoon al een beetje leren kennen. Je weet nu waar de behoeften van die persoon liggen en wat zijn of haar talenten zijn. Als het goed is tenminste. Je kunt in deze fase ook al denken ‘welke taak zou bij hem of haar passen?’. Tijdens het dagje meelopen is het belangrijk dat je de persoon goed begeleid. Niet zozeer de hele tijd op de vingers kijken maar wel bewust aan mensen voorstellen, een kleine deeltaak geven om te beginnen en later de taken als diegene dat wil uitbreiden.
Er zijn nog meer goede manieren om mensen te overtuigen zich in te zetten als vrijwilliger. In de handleiding ‘vrijwilligersmarketing’ beschrijf ik er naast de meeloopdag nog 3 meer. Deze komen aan bod tijdens de workshop vrijwilligersmarketing en worden behandeld in het vrijwilligers marketingpakket.
Stap 4 – Relatie – houd je bestaande vrijwilligers betrokken
Meestal zijn organisaties al heel blij als ze eens wat nieuwe vrijwilligers hebben kunnen werven. Maar bij goede vrijwilligersmarketing hoort ook het onderhouden van relaties met je bestaande vrijwilligers. Uiteraard zorgen jullie er al voor dat vrijwilligers zich gewaardeerd voelen, dat ze goed begeleid worden en dat het gewoon leuk is om bij jullie te werken als vrijwilliger.
Daarnaast kan je met slimme communicatie ook bijdragen aan een lange en vruchtbare relatie met je huidige vrijwilligers, relaties, partners en leden. Door middel van communicatie kan je ze betrokken houden bij je organisatie.
Het mooie is dat veel van de media die je eerder al ingezet hebt ook bijdragen aan de relatie. Denk bijvoorbeeld aan de volgende:
- Social media
- Nieuwsbrief – papier of e-mail
- Relatie-evenement
Tot slot; een korte samenvatting!
Als je bovenstaande vier (eigenlijk vijf) stappen in de praktijk brengt door middel van een liefst jaarlijks terugkerende communicatiekalender weet ik zeker dat je voldoende vrijwilligers zult kunnen vinden en behouden. Enkele dingen komen steeds terug in alle stappen, die het geheel mooi samenvatten;
- Zorg dat je regelmatig zichtbaar bent!
- Laat zien waar je trots op bent
- Ben waar je doelgroepen zijn, online en offline
- Communiceren doe je samen; vraag je collega’s om samen met jou regelmatig iets aan communicatie te doen
- “Hoe kunnen wij mensen blij maken met vrijwilligerswerk?” is de belangrijkste vraag
Ik wens je veel succes én plezier met het toepassen van deze stappen. Als je daarbij hulp kunt gebruiken, schroom niet me om advies, tips of ondersteuning te vragen via mijn website.
Workshop vrijwilligersmarketing
Ralf Fleuren van Bliqsem verzorgt een workshop Vrijwilligersmarketing waarin mensen worden getraind in het werven van vrijwilligers met slimme marketingmiddelen. Via een gestructureerde vierstappenmethode worden de deelnemers vertrouwd met een praktische en effectieve manier van werven van vrijwilligers.
Tijdens de workshop maken we samen een mini-marketingplan om de werving van vrijwilligers een nieuwe impuls te geven. Deze workshop kan zowel online als fysiek gegeven worden, net waar de mogelijkheden en wensen liggen.